ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับบุคคล  สิ่งของ  หรือเหตุการณ์ที่สนใจศึกษา ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข (Numeric) เช่น จำนวน ปริมาณ ระยะทาง หรืออาจเป็นตัวอักษรหรือข้อความ (Alphabetic) และข้อความที่เป็นตัวเลขผสมตัวอักษร (Alphanumeric) แต่สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ จะรู้จักข้อมูลเพียง 2 ประเภท คือ 1. ข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณ (Numeric) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขล้วนๆ และจะใช้ตัวเลขนั้นในการคำนวณ 2. ข้อมูลที่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ (Character หรือ String) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือข้อความที่ผสมตัวเลขหรือตัวเลขล้วนๆ แต่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ เช่น อันดับที่เลขประจำตัว บ้านเลขที่ หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ เป็นต้น

คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการหรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่ง ข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงปัญหาต่างๆ  และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ให้ประสิทธิภาพคุ้มค่ากับการลงทุน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้             1)  ความถูกต้อง    เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ หากข้อมูลไม่มีความถูกต้องแล้วก็จะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมา             2)  ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน  การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน             3)  ความสมบูรณ์  ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้น กับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถาม ความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์             4)  ความกระชับและชัดเจน   การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่มาก จึงจำเป็นต้องออกแบบ โครงสร้างข้อมูลให้กระชับและสื่อความหมายได้ อาจมีการใช้รหัสแทนข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ             5)  ความสอดคล้อง  ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

การดูแลรักษาข้อมูล

1. การเก็บรักษาข้อมูล  การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกไว้ในสื่อต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้              2. การทำสำเนาข้อมูล  การทำสำเนาเพื่อเก็บรักษาข้อมูล  หรือนำไปแจกจ่าย จึงควรคำนึงถึงความจะและความทนทานของสื่อบันทึกข้อมูล                          3. การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล   ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา              4. การปรับปรุงข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์เพื่อการใช้งาน เช่น ในการตัดสินเพื่อดำเนินการ ดังนั้นข้อมูลจึงต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา และจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อการค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ชนิดของข้อมูล

ข้อมูลตัวเลข    (Numeric)       ได้แก่ ตัวเลขต่าง ๆ และสามารถนำไปคำนวณได้ ข้อมูลชนิดนี้อาจเขียนได้หลายรูปแบบซึ่งอาจเป็น                         จำนวนเต็ม         เช่น 9, 17, 22, 23 เป็นต้น                         ทศนิยม เช่น 2.94, 3.14, 0.26, -1.98 x10 เป็นต้น ข้อมูลตัวอักษร (Character)ได้แก่ตัวอักขระและตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจจะนำไปจัดเรียงได้เช่น TECHNOLGY, 182/3 (เลขที่บ้าน), 15440  (รหัสไปรษณีย์)  เป็นต้น

รหัสแทนข้อมูล

รหัสแอสกี (ASCII) เป็นรหัสที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย รหัสแอสกีเป็นรหัสมาตรฐานที่ได้จากหน่วยงานกำหนดมาตรฐาน ของสหรัฐอเมริกา (ASCII ย่อมาจาก  American Standard Code for Information Interchange)  เป็นรหัส 8 บิตหรือ 1 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระและแทนสัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้ 256 ตัวรหัสแอสกีจะกำหนดไว้ เป็นเลขฐานสิบเมื่อจะนำไปสู่หน่วยความจำคอมพิวเตอร์จึงจะแปลเป็นเลขฐานสอง สำหรับผู้ใช้งานสามารถที่จะเขียนในรูปแบบเลขฐานสิบหกได้ด้วย ตารางแสดงรหัสแอสกี่

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)             1. ตัวอักขระ (Character) หมายถึงสัญลักษณ์ต่างๆ ที่ใช่ในภาษามนุษย์ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ                         ก. ตัวเลข (Numeric) คือ เลขฐาน 10 ซึ่งประกอบด้วยตัวเลข 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9                         ข. ตัวอักษร (Alphabetic) คือ ตัวอักษร A ถึง Z                         ค. สัญลักษณ์พิเศษ (Special symbol) เช่น เครื่องหมายคณิตศาสตร์และสัญลักษณ์ต่างๆ เช่น  +,-,*, /, ? , #, & เป็นต้น             2. ฟิลด์ (Field) คือ อักขระที่มารวมกันแล้วก่อให้เกิดความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น ชื่อ-สกุล อายุ เงินเดือน ที่อยู่ เป็นต้น             3. เรคคอร์ด (Record) คือ ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น เรคคอร์ด นักศึกษาจะประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลนักศึกษา ได้แก่ รหัสประจำตัวนักศึกษา ชื่อ นักศึกษา เพศ อายุ วิชาเอก เป็นต้น ฉะนั้นข้อมูลนักศึกษา 1 คน จะเป็น 1 เรคคอร์ด             4. แฟ้มข้อมูล (File) คือ เรคคอร์ดหลายๆ เรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา จะประกอบด้วยเรคคอร์ดของนักศึกษาแต่ละคนนั่นเอง

วิธีการจัดการแฟ้มข้อมูล (File Organization Methods)

การจัดการแฟ้มข้อมูล ควรจัดให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท วิธีจัดแฟ้มข้อมูลมีรูปแบบต่าง ๆ กัน ดังนี้             1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File) คือ แฟ้มข้อมูลที่มีการจัดเก็บข้อมูลหรืออ่านข้อมูล เรียงลำดับไปตั้งแต่เรคคอร์ดแรกจนถึงเรคคอร์ดสุดท้าย ส่วนใหญ่จะเรียงลำดับตามค่าของฟิลด์ที่ถูกเลือกเป็นคีย์ (Key) เช่น ฟ้มข้อมูลพนักงานอาจกำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ ดังนั้นในการจัดเรียงเรคคอร์ด เพื่อเก็บข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลจะเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงาน ถ้าต้องการอ่านข้อมูลก็จะอ่านเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงานตั้งแต่ เรคคอร์ดแรกไปจนถึงเรคคอร์ดที่ต้องการ การประมวลผลข้อมูลโดยทั่วไปจะใช้ข้อมูล 2 แฟ้ม คือ แฟ้มแรกจะเป็นแฟ้มข้อมูลหลัก จะบันทึกข้อมูลเก็บไว้อย่างถาวร และแฟ้มรายการจะเก็บข้อมูลเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลง (Transcation) เอาไว้เมื่อเตรียมแฟ้มข้อมูลทั้งสองแฟ้มเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมที่ทำหน้าที่ปรับปรุงข้อมูลจะทำการอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักและ แฟ้มรายการ ถ้าใช้รหัสเป็นคีย์ (Key) ก็จะอ่านรหัสจากเรคคอร์ดแรกเรียงตามลำดับจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่มีค่าของคีย์ เท่ากันรแกรมก็จะทำการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลที่ระบุไว้ในรหัสลงในแฟ้มข้อมูล หลักแฟ้มใหม่ ต่อไปโปรแกรมก็จะอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักอีกนกว่าจะหมดแฟ้มะนั้นการเก็บ ข้อมูลลงในแต่ละแฟ้มต้องเรียงลำดับตามคีย์ที่กำหนดไว้สื่อที่ใช้ในการบันทึก ข้อมูลแบบนี้นิยมใช้เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) เพราะราคาถูก และเหมาะกับงานที่ต้องการเรียกใช้ข้อมูลนั้นบ่อย ๆ             ข้อดี ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ             - เรียกใช้ง่าย สะดวก และเสียค่าใช้จ่ายน้อย             - สามารถใช้กับงานที่ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเป็นจำนวนมาก             ข้อเสีย ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ             - การทำงานจะช้า             - ข้อมูลที่ใช้จะต้องถูกเรียงลำดับก่อน             2.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มหรือโดยตรง (Random Access or Direct Access File)     คือแฟ้มข้อมูลที่มีลักษณะของการจัดเก็บข้อมูล ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรง สามารถค้นหาหรือเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเรียง ลำดับข้อมูล   การประมวลผลมี 2 วิธี  คือ             วิธีที่ 1 โดยกำหนดให้ค่าของคีย์ (Key) ของแต่ละเรคคอร์ด แสดงถึงตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในจานแม่เหล็ก เช่น กำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ เช่น พนักงานรหัสที่120 ข้อมูลถูกเก็บไว้ในจานแม่เหล็กในแทร็ก (Track) ที่10 และเป็นเรคคอร์ดที่ 5 ในแทร็กนั้น ถ้าต้องการเรียกข้อมูลของพนักงาน ก็นำค่ารหัสมาแปลงเป็นตำแหน่งที่เก็บในจานแม่เหล็กได้โดยตรง             วิธีที่ 2 ใช้เทคนิคที่รียกว่า แฮชชิ่ง (Hashing) คือ กระบวนการแปลงค่าของคีย์ให้เป็นตำแหน่งที่ในจานแม่เหล็กโดยใช้สูตรซึ่งมี หลายสูตรผลที่ได้จากวิธีแฮชชิ่งเป็นการสุ่มว่าจะเลือกใช้สูตรไหนในการเก็บ ข้อมูล จึงเรียกวิธีในการเข้าถึงข้อมูลวิธีนี้ว่าเป็นวิธีการเข้าถึงแบบสุ่ม             สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้ได้แก่ จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เหมาะกับงานที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลครั้งละไม่มาก             ข้อดี ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม            - สามารถทำงานได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียงลำดับข้อมูล            - เหมาะกับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line)            ข้อเสีย ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุม            - การเขียนโปรแกรมสำหรับวิธีการจัดแฟ้มแบบนี้สลับซับซ้อนมากกว่าแบบเรียงลำดับ             3.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดัชนี (Indexed Sequential File) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เป็นแบบเรียงลำดับตามคีย์ฟิลด์ (Key Field) เหมือนกับการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ข้อมูลในแฟ้มนี้จะถูกแบ่งออกเป็นช่วง ๆ หรือ เซกเมนต์ (Segment) โดยมีดัชนี (Index) เป็นตัวชี้บอกว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในเซกเมนต์ใด วิธีนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลได้เร็วเพราะการค้นหาข้อมูลจะอ่านเพียงเซกเมนต์ เดียวไม่ต้องอ่านทั้งแฟ้มข้อมูล

สารสนเทศ (Information)

สารสนเทศ (Information) อาจเรียกว่า ข้อสนเทศ สารนิเทศ หรือ ข่าวสารข้อมูล หมายถึง ผลสรุปที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล ซึ่งนำไปใช้ประโยชน์ในกิจกรรมใจกิจกรรมหนึ่ง หรือนำไปใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ สารสนเทศของบุคคลหนึ่ง อาจเป็นเพียงข้อมูลของอีกบุคคลหนึ่งก็ได้ขึ้นอยู่กับการนำไปใช้ประโยชน์ได้ หรือไม่หรือสารสนเทศที่ได้จากระบบหนึ่ง อาจเป็นข้อมูลของอีกระบบหนึ่งก็ได้ การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)           การประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มา ผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการเรียกว่าข้อสนเทศหรือสารสนเทศ (Information) ดังรูป วิธีการประมวลผลข้อมูล      อาจจำแนกได้ 3 วิธีโดยจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ 1.การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีตโดยใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ สามารถจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้เป็น 3 ประการ คือ - อุปกรณ์ที่อำนวยความสะดวกในการเก็บรักษา และค้นหาข้อมูล ได้แก่ บัตรแข็ง แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร - อุปกรณ์ที่ช่วยในการนับและคิดคำนวณเป็นอุปกรณ์ที่ง่ายต่อการใช้ ได้แก่ ลูกคิด เครื่องคิดเลข เป็นต้น - อุปกรณ์ที่ใช้ในการคัดลอกข้อมูล ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ เครื่องอัดสำเนา เป็นต้น การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน 2. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไปเป็นเครื่องกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ เรียกว่า เครื่อง Unit Record 3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ นั้นเอง  ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์  คือ - งานที่มีปริมาณมาก ๆ - ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว - มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำ ๆ กัน เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานทะเบียนประวัติและงานสถิติ เป็นต้น - มีการคำนวณที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน เช่น งานวิจัยและวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ เป็นต้น <iframe width="420" height="315" src="http://www.youtube.com/embed/0WK2um687R8" frameborder="0" allowfullscreen></iframe>   การประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้ 1. ขั้นเตรียมข้อมูล (lnput) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้             ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น             ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม             ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น             ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมุลให้อยุ่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป 2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นดังนี้             ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ             ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็นต้น             ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น             ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน             จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน             ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม             ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete)  และการเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ 3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บ อยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ วิธีการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล (EDP) แบ่งออกได้เป็น 2 วิธีคือ การประมวลผลแบบแบทช์ (Batch Processing) การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (interactive Processing) 1. การประมวลผลแบบแบทช์ (Batch Processing)   คือ การประมวลผลโดยการรวบข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่ง ก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าเครื่องเพื่อประมวลผลในคราวเดียวกัน เช่น การทำบัญชีจ่ายเงินเดือนพนักงานทุกสิ้นเดือน ระบบการคิดดอกเบี้ยธนาคาร ซึ่งต้องใช้เวลาสะสม 3 เดือน 6 เดือน 1 ปี หรือระบบการเรียนการสอน การบันทึกเกรดของนักเรียน ในแต่ละเทอมจนเทอมสุดท้ายจึงพิมพ์ใบรับรองเกรด  ฉะนั้น การประมวลผลข้อมูลโดยใช้ระยะเวลาในการสะสมข้อมูลอยู่ระยะหนึ่งก่อน แล้วจึงนำมาประมวลผลพร้อมกันและในการทำงานจะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับ เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า  ระบบ ออฟไลน์ (Off-Line System)           ระบบออฟไลน์ (Off-Line System)  เป็นระบบที่ทำงานในลักษณะเตรียมการในการประมวลผลขั้นต่อไป โดยใช้อุปกรณ์ประเภท Input/Output Unit อุปกรณ์เหล่านี้ไม่อยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยประมวลผลกลาง (CPU:Central Processing Unit)  เช่น เครื่องบันทึกเทป (Key to tape) เครื่องบันทึกจานแม่เหล็ก (key to disk) เครื่องเจาะบัตร (Key Punch Machine) 2. การประมวลผลแบบอินเทอแอคทีฟ (Interactive Processing) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line Processing) เป็นวิธีการประมวลผลที่รับข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงทันทีโดย ไม่ต้องรอรวมหรือสะสมข้อมูล ข้อมูลแต่ละรายการจะถูกนำไปประมวลผลและได้ผลลัพธ์ทันที โดยจะมีการติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝากหรือถอนเงินธนาคารโดยใช้บัตร ATM  ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกกว่า ระบบออนไลน์ (On-Line Processing)             ระบบออนไลน์ (On-Line Processing) จะทำงานตรงข้ามกับระบบออฟไลน์ เป็นการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องโดยตรงจากที่ใดก็ได้ ที่มีอุปกรณ์บันทึกและป้อนข้อมูลอยู่โดยติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) โดยตรงแล้วทำการประมวลผลทันที อุปกรณ์ที่นิยมใช้ ได้แก่ เครื่องเทอร์มินัล  ลักษณะการประมวลผลโดยตรงหรือโดยทันทีมีชื่อเรียกอื่น ๆ อีก ได้แก่ Transaction Processing หรือ Real-Time Processing            ถ้าพิจารณาการประมวลผลข้อมูลทั้งระบบ จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ 1.   ระบบการประมวลผลแบบกระจาย (Distributed Data Processing System) เป็นระบบการประมวลผลแบบกระจายจากศูนย์กลาง การป้อนข้อมูลสามารถทำได้ ณ ตำแหน่งต่าง ๆ สามารถทำงานได้ด้วยตนเองโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ติดต่อกันในระบบสื่อสาร เพื่อลดภาระการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ศูนย์กลาง 2. ระบบประมวลผลแบบรวมศูนย์กลาง (Centralized Data Processing System)เป็น ระบบซึ่งอุปกรณ์ทุกชนิดของระบบคอมพิวเตอร์อยู่รวมกันที่ศูนย์กลางแห่งเดียว ดังนั้นการป้อนข้อมูล การคำนวณ และการพิมพ์รายงานจะกระทำที่ศูนย์กลาง

ข้อมูลและสาระสนเทศ

ข้อมูลและสาระสนเทศ

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับบุคคล  สิ่งของ  หรือเหตุการณ์ที่สนใจศึกษา ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข (Numeric) เช่น จำนวน ปริมาณ ระยะทาง หรืออาจเป็นตัวอักษรหรือข้อความ (Alphabetic) และข้อความที่เป็นตัวเลขผสมตัวอักษร (Alphanumeric) แต่สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ จะรู้จักข้อมูลเพียง 2 ประเภท คือ 1. ข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณ (Numeric) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขล้วนๆ และจะใช้ตัวเลขนั้นในการคำนวณ 2. ข้อมูลที่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ (Character หรือ String) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือข้อความที่ผสมตัวเลขหรือตัวเลขล้วนๆ แต่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ เช่น อันดับที่เลขประจำตัว บ้านเลขที่ หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ เป็นต้น

คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการหรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่ง ข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงปัญหาต่างๆ  และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ให้ประสิทธิภาพคุ้มค่ากับการลงทุน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้             1)  ความถูกต้อง    เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ หากข้อมูลไม่มีความถูกต้องแล้วก็จะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมา             2)  ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน  การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน             3)  ความสมบูรณ์  ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้น กับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถาม ความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์             4)  ความกระชับและชัดเจน   การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่มาก จึงจำเป็นต้องออกแบบ โครงสร้างข้อมูลให้กระชับและสื่อความหมายได้ อาจมีการใช้รหัสแทนข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ             5)  ความสอดคล้อง  ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

การดูแลรักษาข้อมูล

1. การเก็บรักษาข้อมูล  การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกไว้ในสื่อต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้              2. การทำสำเนาข้อมูล  การทำสำเนาเพื่อเก็บรักษาข้อมูล  หรือนำไปแจกจ่าย จึงควรคำนึงถึงความจะและความทนทานของสื่อบันทึกข้อมูล                          3. การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล   ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา              4. การปรับปรุงข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์เพื่อการใช้งาน เช่น ในการตัดสินเพื่อดำเนินการ ดังนั้นข้อมูลจึงต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา และจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อการค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ชนิดของข้อมูล

ข้อมูลตัวเลข    (Numeric)       ได้แก่ ตัวเลขต่าง ๆ และสามารถนำไปคำนวณได้ ข้อมูลชนิดนี้อาจเขียนได้หลายรูปแบบซึ่งอาจเป็น                         จำนวนเต็ม         เช่น 9, 17, 22, 23 เป็นต้น                         ทศนิยม เช่น 2.94, 3.14, 0.26, -1.98 x10 เป็นต้น ข้อมูลตัวอักษร (Character)ได้แก่ตัวอักขระและตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจจะนำไปจัดเรียงได้เช่น TECHNOLGY, 182/3 (เลขที่บ้าน), 15440  (รหัสไปรษณีย์)  เป็นต้น

รหัสแทนข้อมูล

รหัสแอสกี (ASCII) เป็นรหัสที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย รหัสแอสกีเป็นรหัสมาตรฐานที่ได้จากหน่วยงานกำหนดมาตรฐาน ของสหรัฐอเมริกา (ASCII ย่อมาจาก  American Standard Code for Information Interchange)  เป็นรหัส 8 บิตหรือ 1 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระและแทนสัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้ 256 ตัวรหัสแอสกีจะกำหนดไว้ เป็นเลขฐานสิบเมื่อจะนำไปสู่หน่วยความจำคอมพิวเตอร์จึงจะแปลเป็นเลขฐานสอง สำหรับผู้ใช้งานสามารถที่จะเขียนในรูปแบบเลขฐานสิบหกได้ด้วย ตารางแสดงรหัสแอสกี่

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)             1. ตัวอักขระ (Character) หมายถึงสัญลักษณ์ต่างๆ ที่ใช่ในภาษามนุษย์ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ                         ก. ตัวเลข (Numeric) คือ เลขฐาน 10 ซึ่งประกอบด้วยตัวเลข 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9                         ข. ตัวอักษร (Alphabetic) คือ ตัวอักษร A ถึง Z                         ค. สัญลักษณ์พิเศษ (Special symbol) เช่น เครื่องหมายคณิตศาสตร์และสัญลักษณ์ต่างๆ เช่น  +,-,*, /, ? , #, & เป็นต้น             2. ฟิลด์ (Field) คือ อักขระที่มารวมกันแล้วก่อให้เกิดความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น ชื่อ-สกุล อายุ เงินเดือน ที่อยู่ เป็นต้น             3. เรคคอร์ด (Record) คือ ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น เรคคอร์ด นักศึกษาจะประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลนักศึกษา ได้แก่ รหัสประจำตัวนักศึกษา ชื่อ นักศึกษา เพศ อายุ วิชาเอก เป็นต้น ฉะนั้นข้อมูลนักศึกษา 1 คน จะเป็น 1 เรคคอร์ด             4. แฟ้มข้อมูล (File) คือ เรคคอร์ดหลายๆ เรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา จะประกอบด้วยเรคคอร์ดของนักศึกษาแต่ละคนนั่นเอง

วิธีการจัดการแฟ้มข้อมูล (File Organization Methods)

การจัดการแฟ้มข้อมูล ควรจัดให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท วิธีจัดแฟ้มข้อมูลมีรูปแบบต่าง ๆ กัน ดังนี้             1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File) คือ แฟ้มข้อมูลที่มีการจัดเก็บข้อมูลหรืออ่านข้อมูล เรียงลำดับไปตั้งแต่เรคคอร์ดแรกจนถึงเรคคอร์ดสุดท้าย ส่วนใหญ่จะเรียงลำดับตามค่าของฟิลด์ที่ถูกเลือกเป็นคีย์ (Key) เช่น ฟ้มข้อมูลพนักงานอาจกำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ ดังนั้นในการจัดเรียงเรคคอร์ด เพื่อเก็บข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลจะเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงาน ถ้าต้องการอ่านข้อมูลก็จะอ่านเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงานตั้งแต่ เรคคอร์ดแรกไปจนถึงเรคคอร์ดที่ต้องการ การประมวลผลข้อมูลโดยทั่วไปจะใช้ข้อมูล 2 แฟ้ม คือ แฟ้มแรกจะเป็นแฟ้มข้อมูลหลัก จะบันทึกข้อมูลเก็บไว้อย่างถาวร และแฟ้มรายการจะเก็บข้อมูลเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลง (Transcation) เอาไว้เมื่อเตรียมแฟ้มข้อมูลทั้งสองแฟ้มเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมที่ทำหน้าที่ปรับปรุงข้อมูลจะทำการอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักและ แฟ้มรายการ ถ้าใช้รหัสเป็นคีย์ (Key) ก็จะอ่านรหัสจากเรคคอร์ดแรกเรียงตามลำดับจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่มีค่าของคีย์ เท่ากันรแกรมก็จะทำการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลที่ระบุไว้ในรหัสลงในแฟ้มข้อมูล หลักแฟ้มใหม่ ต่อไปโปรแกรมก็จะอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักอีกนกว่าจะหมดแฟ้มะนั้นการเก็บ ข้อมูลลงในแต่ละแฟ้มต้องเรียงลำดับตามคีย์ที่กำหนดไว้สื่อที่ใช้ในการบันทึก ข้อมูลแบบนี้นิยมใช้เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) เพราะราคาถูก และเหมาะกับงานที่ต้องการเรียกใช้ข้อมูลนั้นบ่อย ๆ             ข้อดี ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ             - เรียกใช้ง่าย สะดวก และเสียค่าใช้จ่ายน้อย             - สามารถใช้กับงานที่ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเป็นจำนวนมาก             ข้อเสีย ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ             - การทำงานจะช้า             - ข้อมูลที่ใช้จะต้องถูกเรียงลำดับก่อน             2.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มหรือโดยตรง (Random Access or Direct Access File)     คือแฟ้มข้อมูลที่มีลักษณะของการจัดเก็บข้อมูล ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรง สามารถค้นหาหรือเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเรียง ลำดับข้อมูล   การประมวลผลมี 2 วิธี  คือ             วิธีที่ 1 โดยกำหนดให้ค่าของคีย์ (Key) ของแต่ละเรคคอร์ด แสดงถึงตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในจานแม่เหล็ก เช่น กำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ เช่น พนักงานรหัสที่120 ข้อมูลถูกเก็บไว้ในจานแม่เหล็กในแทร็ก (Track) ที่10 และเป็นเรคคอร์ดที่ 5 ในแทร็กนั้น ถ้าต้องการเรียกข้อมูลของพนักงาน ก็นำค่ารหัสมาแปลงเป็นตำแหน่งที่เก็บในจานแม่เหล็กได้โดยตรง             วิธีที่ 2 ใช้เทคนิคที่รียกว่า แฮชชิ่ง (Hashing) คือ กระบวนการแปลงค่าของคีย์ให้เป็นตำแหน่งที่ในจานแม่เหล็กโดยใช้สูตรซึ่งมี หลายสูตรผลที่ได้จากวิธีแฮชชิ่งเป็นการสุ่มว่าจะเลือกใช้สูตรไหนในการเก็บ ข้อมูล จึงเรียกวิธีในการเข้าถึงข้อมูลวิธีนี้ว่าเป็นวิธีการเข้าถึงแบบสุ่ม             สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้ได้แก่ จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เหมาะกับงานที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลครั้งละไม่มาก             ข้อดี ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม            - สามารถทำงานได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียงลำดับข้อมูล            - เหมาะกับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line)            ข้อเสีย ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุม            - การเขียนโปรแกรมสำหรับวิธีการจัดแฟ้มแบบนี้สลับซับซ้อนมากกว่าแบบเรียงลำดับ             3.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดัชนี (Indexed Sequential File) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เป็นแบบเรียงลำดับตามคีย์ฟิลด์ (Key Field) เหมือนกับการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ข้อมูลในแฟ้มนี้จะถูกแบ่งออกเป็นช่วง ๆ หรือ เซกเมนต์ (Segment) โดยมีดัชนี (Index) เป็นตัวชี้บอกว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในเซกเมนต์ใด วิธีนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลได้เร็วเพราะการค้นหาข้อมูลจะอ่านเพียงเซกเมนต์ เดียวไม่ต้องอ่านทั้งแฟ้มข้อมูล

สารสนเทศ (Information)

สารสนเทศ (Information) อาจเรียกว่า ข้อสนเทศ สารนิเทศ หรือ ข่าวสารข้อมูล หมายถึง ผลสรุปที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล ซึ่งนำไปใช้ประโยชน์ในกิจกรรมใจกิจกรรมหนึ่ง หรือนำไปใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ สารสนเทศของบุคคลหนึ่ง อาจเป็นเพียงข้อมูลของอีกบุคคลหนึ่งก็ได้ขึ้นอยู่กับการนำไปใช้ประโยชน์ได้ หรือไม่หรือสารสนเทศที่ได้จากระบบหนึ่ง อาจเป็นข้อมูลของอีกระบบหนึ่งก็ได้ การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)           การประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มา ผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการเรียกว่าข้อสนเทศหรือสารสนเทศ (Information) ดังรูป วิธีการประมวลผลข้อมูล      อาจจำแนกได้ 3 วิธีโดยจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ 1.การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีตโดยใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ สามารถจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้เป็น 3 ประการ คือ - อุปกรณ์ที่อำนวยความสะดวกในการเก็บรักษา และค้นหาข้อมูล ได้แก่ บัตรแข็ง แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร - อุปกรณ์ที่ช่วยในการนับและคิดคำนวณเป็นอุปกรณ์ที่ง่ายต่อการใช้ ได้แก่ ลูกคิด เครื่องคิดเลข เป็นต้น - อุปกรณ์ที่ใช้ในการคัดลอกข้อมูล ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ เครื่องอัดสำเนา เป็นต้น การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน 2. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไปเป็นเครื่องกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ เรียกว่า เครื่อง Unit Record 3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ นั้นเอง  ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์  คือ - งานที่มีปริมาณมาก ๆ - ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว - มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำ ๆ กัน เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานทะเบียนประวัติและงานสถิติ เป็นต้น - มีการคำนวณที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน เช่น งานวิจัยและวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ เป็นต้น การประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้ 1. ขั้นเตรียมข้อมูล (lnput) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้             ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น             ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม             ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น             ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมุลให้อยุ่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป 2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นดังนี้             ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ             ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็นต้น             ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น             ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน             จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน             ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม             ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete)  และการเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ 3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บ อยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ วิธีการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล (EDP) แบ่งออกได้เป็น 2 วิธีคือ การประมวลผลแบบแบทช์ (Batch Processing) การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (interactive Processing) 1. การประมวลผลแบบแบทช์ (Batch Processing)   คือ การประมวลผลโดยการรวบข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่ง ก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าเครื่องเพื่อประมวลผลในคราวเดียวกัน เช่น การทำบัญชีจ่ายเงินเดือนพนักงานทุกสิ้นเดือน ระบบการคิดดอกเบี้ยธนาคาร ซึ่งต้องใช้เวลาสะสม 3 เดือน 6 เดือน 1 ปี หรือระบบการเรียนการสอน การบันทึกเกรดของนักเรียน ในแต่ละเทอมจนเทอมสุดท้ายจึงพิมพ์ใบรับรองเกรด  ฉะนั้น การประมวลผลข้อมูลโดยใช้ระยะเวลาในการสะสมข้อมูลอยู่ระยะหนึ่งก่อน แล้วจึงนำมาประมวลผลพร้อมกันและในการทำงานจะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับ เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า  ระบบ ออฟไลน์ (Off-Line System)           ระบบออฟไลน์ (Off-Line System)  เป็นระบบที่ทำงานในลักษณะเตรียมการในการประมวลผลขั้นต่อไป โดยใช้อุปกรณ์ประเภท Input/Output Unit อุปกรณ์เหล่านี้ไม่อยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยประมวลผลกลาง (CPU:Central Processing Unit)  เช่น เครื่องบันทึกเทป (Key to tape) เครื่องบันทึกจานแม่เหล็ก (key to disk) เครื่องเจาะบัตร (Key Punch Machine) 2. การประมวลผลแบบอินเทอแอคทีฟ (Interactive Processing) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line Processing) เป็นวิธีการประมวลผลที่รับข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงทันทีโดย ไม่ต้องรอรวมหรือสะสมข้อมูล ข้อมูลแต่ละรายการจะถูกนำไปประมวลผลและได้ผลลัพธ์ทันที โดยจะมีการติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝากหรือถอนเงินธนาคารโดยใช้บัตร ATM  ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกกว่า ระบบออนไลน์ (On-Line Processing)             ระบบออนไลน์ (On-Line Processing) จะทำงานตรงข้ามกับระบบออฟไลน์ เป็นการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องโดยตรงจากที่ใดก็ได้ ที่มีอุปกรณ์บันทึกและป้อนข้อมูลอยู่โดยติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) โดยตรงแล้วทำการประมวลผลทันที อุปกรณ์ที่นิยมใช้ ได้แก่ เครื่องเทอร์มินัล  ลักษณะการประมวลผลโดยตรงหรือโดยทันทีมีชื่อเรียกอื่น ๆ อีก ได้แก่ Transaction Processing หรือ Real-Time Processing            ถ้าพิจารณาการประมวลผลข้อมูลทั้งระบบ จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ 1.   ระบบการประมวลผลแบบกระจาย (Distributed Data Processing System) เป็นระบบการประมวลผลแบบกระจายจากศูนย์กลาง การป้อนข้อมูลสามารถทำได้ ณ ตำแหน่งต่าง ๆ สามารถทำงานได้ด้วยตนเองโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ติดต่อกันในระบบสื่อสาร เพื่อลดภาระการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ศูนย์กลาง 2. ระบบประมวลผลแบบรวมศูนย์กลาง (Centralized Data Processing System)เป็น ระบบซึ่งอุปกรณ์ทุกชนิดของระบบคอมพิวเตอร์อยู่รวมกันที่ศูนย์กลางแห่งเดียว ดังนั้นการป้อนข้อมูล การคำนวณ และการพิมพ์รายงานจะกระทำที่ศูนย์กลาง